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浅谈公路工程款支付结算中的内部控制

添加时间:2018年10月11日   来源: 宁夏建筑工程专业律师     http://www.ycxsajls.com/
  【摘要】公路工程款支付是公路工程项目财务管理的核心内容,如何做好工程款支付结算是业主、承包商、监理单位共同关心的问题,本文时施工过程中相关的工程款支付控制及与此有关的问题进行了论述,以促使业主加强财务管理。

  【关键词】工程款支付 支付凭证 控制

  工程款支付结算是公路工程项目财务管理的核心内容,也是业主、承包商、监理单位共同关心的问题。项目业主应认真研究国内基本建设项目工程款支付的有关规定和要求。执行fidic条款的项目还应参照国际惯例。

  工程款的结算支付由于办理过程复杂(主要是技术资料齐全、支付明细表格繁多、数据准确性高、勾稽关系复杂)、结算单位多、支付凭据不尽相同、资金支付量大等特点。给财务人员带来沉重负担,有可能发生错付现象。对此,笔者就公路工程款支付结算中的有关内部控制问题谈一下自己的看法。

  一、加强工程款支付控制的重要意义

  (一)加强工程款支付管理有利于合理调度资金,确保工程进度

  公路工程项目不但施工周期长,而且需要资金巨大。只有事先对各项预付款、应付款及保函和保证金进行科学测算,才能合理筹集相应资金,既保证工程开工前的资金需要又可以减少不合理的资金占用。

  (二)有利于及时准确地结清债权债务关系

  公路工程项目涉及款项往来单位很多。比如高速公路项目,主线、连接线、房建、交通工程、设备材料供应等可能涉及尚百家单位,如果考虑分包商支付就更多了。加强工程款支付管理,也包括对支付合同、支付程序与制度、支付科目、账务核对等管理。根据合同支付,按照程序支付,定期核对往来账户是确保支付工作有条不紊的关键措施。

  (三)有利于竣工决算的编制

  实践证明,公路工程项目竣工后迟迟编不了竣工决算。原因有多方面,但是支付遗留问题较多甚至不能与承包商对清工程款往来账是一个重要的影响因素。重复支付、多支、少支、漏支等情况也时有发生。所有这些工作必须在收尾阶段进行集中清理与核对,彻底结清有关工程款往来方面的债权债务关系,才能使决算工作顺利进行。

  二、工程款支付凭证的控制

  支付任何一笔款项必须依据合法凭据,工程款也不例外。工程款的支付不仅要依据主要领导核批的诸如发票等付款凭证。还要具备其他一些重要的凭证。

  就工程款而言,这类依据主要有三种一是关于项目有关的合同,一般包括建筑安装合同和货物采购合同,建筑安装合同中又包括土建合同、路面合同、房建合同、交通工程合同、机电合同、绿化合同、连接线合同等。实际工作中,财务人员必须对合同条款。包括通用条款和强制性条款,进行认真学习,仔细研究,对支付方式、支付时间都应心中有数。对于建筑安装合同,由于合同条款较多,数量较大,一般为订本式,付款时不可能把一本合同全部作为支付凭证装订进去,因此,在第一次付款时只须将涉及到的金额、付款时间、付款条件等条款的合同章节复印一份作为此次付款凭证就可以了,以后付工程进度款无须再次复印台同,只须在凭证摘要里注明合同见某年某月某号凭证,凭结算单(发票、收据)手续齐全后即可付款。

  二是中期支付证书,支付证书包括中期支付证书和终期支付证书。中期支付证书是由承包商报送,经旁站、驻地及总监代表逐级签字并最终报业主核准的工程施工进度支付凭证。终期支付证书是工程款的最终结算凭证,除了要考虑收尾工程量之外,还应该考虑各种索赔、价格调整、变更等因素,这是工程竣工结算的法律文件。支付证书既是完成工程量的证明,也是支付工程价款、扣收工程预付款、保留金的依据,是工程款支付中最重要的支付凭证。对于按支付证书付款的,作为支付凭证的单据要复杂一些。包括中期支付证书、中间计量支付汇总表(为竣工决算时正确归集交付使用资产而做的报表,业主根据实际情况,可做可不做)、承包商开具的发票、收据(当业主在支付证书中支付材料预付款时承包商应开具收据)、代扣代缴税票(若存在代扣代缴)、业主开具的收据(主要是扣开工预付款、借款、保留金)。

  三是工程款支付审批单,是由业主的财务、工程、计划等业务部门根据实际项目管理机构、职能设置以及项目工程款的财务支付程序自行设置的一种内部自制支付凭证。由于业主或承包商,有时也包括材料供应商,为确保工程的进度、材料的及时供应,由业主预先支配给承包商或供应商一笔款项,待以后扣回的支付凭证,这类凭证常见的有借款报告、动员预付款审批单等。

  三、开工预付款与保留金的控制

  (一)开工预付款

  1 开工预付款的支付条件按照《公路工程国内招标文件范本》(2003年版)规定,承包商与业主签订了台同协议书,并向业主提供了履约保函和开工预付款保函、经监理工程师签认无误的开工预付款支付证书后,业主应向承包商支付开工预付款。归纳起来支付工程预付款条件有以下几点:双方签定了合同、承包商提交了保函、总监签付的开工预付款证书。满足这三个条件的合同、保函、支付证书在支付时,财务都应有一份,分别按照上述工程款支付凭据的保管、存档进行处理。

  2 支付时间及额度控制按照规定,在承包商提交了履约保函和签订了合同协议书并提交了开工预付款保函后的28天内,业主应向承包商支付该笔款项。在收到开工预付款保函至支付该笔款项的28天内,财务人员应该做好以下几项工作。

  首先,核对开工预付救金额是否与招标文件上规定的相同。开工预付款支付比例一般不超过台同金额的10%,但在实际操作中经常出现两种情况,就是开工预付款银行保证金额超过或不足合同金额的10%,在遇到这种情况时大都按照就低不就高的原则进行处理,即超过台同金额的10%,按合同金额的10%支付开工预付款:不足合同金额10%的,按照开工预付款保函金额支付开工预付款。

  其次,对保函的真伪进行查询。现在保函开具的金额越来越大,出具保函的银行又不尽相同,各个银行出具保函的银行级别规定又不一样,为了降低财务的风险和考察承包商的财务能力,应该对保函的真伪进行查询。保函的查询应以书面形式进行。对收到的查复书应和保函一起存档备查。

  3 开工预付款的使用监督与扣回按照规定,承包商不得将该预付款用于与本工程无关的支出。监理工程师有权监督承包人对该项费用的使用,如经查实承包人滥用开工预付款,业主有权立即通过银行发出通知收回开工预付款保函的方式将该款收回。这要求我们制订出一系列的资金管理规章制度,不仅仅是针对开工预付款,而且还应该包括凡与本工程相关的其他资金,通过规章制度对承包人的资金从收、付、转上进行全面的监管。

  开工预付款在期中支付证书的累计金额未达到合同金额的30%之前不予扣回,在达到台同金额30%之后。开始按工程进度以固定比例(即每完成合同金额的1%,扣回开工预付款的2%)分期从各月的期中支付证书扣回,全部金额在期中支付证书的累计金额达到合同金额的80%时扣完。

  (二)保留金

  保留金也称工程质量保证金或工程尾款。是按合同规定,从承包商应得工程款中延缓支付的部分款项,是承包商履约义务的担保。是对履约保证金或担保的补充。这里我们说一下保留金的扣留和偿还。一般情况下,保留金与开工预付款的扣回情形差不多。也是在期中支付证书的累计金额达到台同金额30%之后开始扣,按工程进度以固定比例分期从各月的期中支付证书扣回,全部扣留金额累计达到合同总金额(不含暂定金额)的5%停止扣留。

  随着工程竣工和维修期满,业主应相应退还承包商的工程保留金。这里就涉及到何时退还保留金的问题。按照《公路工程国内招标文件范本》(2003年版)规定,缺陷责任期一般为两年,当某项工程实质上完工并交工验收合格,业主颁发全部工程的交工证书后,按合同规定的退还比例签发支付证书,如果颁发的是部分工程交工证书,则按该部分工程占整个工程的百分比计退。从获得业主签发缺陷责任终止证书(缺陷责任期一般为两年)后,退还剩余的保留金,如果颁发的缺陷责任终止证书仅是部分工程缺陷责任终止证书,应继续扣留与完成剩余工作所需费用比例相当的保留金。

  四、中期支付工程进度款的控制

  中期支付是整个工程支付最为频繁、往来款项发生最多的过程,有的工程完工可能要进行几十次的中期支付,因此,认真对待每一期的中期支付,不仅是日常财务工作的需要,也为日后工程竣工决算打下良好的基础。在中期支付中往往涉及到本期结算工程进度款、材料预付款、扣回开工预付款、扣留的保留金、借款、税金、代为支付款项的发生,使中期支付过程较为繁琐。在这里。我们强调的是中期支付中各种款项的扣回扣留。开工预付款和保留金的扣款方法已在上面论述过了不再重复,下面就如何控制好材料预付款和工程借款的支付与扣回谈一下笔者的看法。

  (一)材料预付款的控制

  工程材料供应的好坏不仅关系到工程的进度,更关系到工程的质量,因此选择信誉好、实力强的材料供应商对合同双方都有好处。对材料的管理与控制首先应从银行账户上进行控制,我们可以要求承包商在业主指定银行开设材料专门账户。负责材料的收、付、转款。其次是要做好工程材料数量和金额的控制,累计支付材料预付款的数量不能超过合同清单规定的数量(工程变更除外)。累计支付材料预付款的金额不应超过台同剩余的工作量金额,预付款材料的品种应与工程计划进度相吻合。再次是材料预付款的扣回要及时,按照规定,当材料用于永久工程之中时,材料预付款应从期中支付证书中扣回,扣回期不应超过3个月,在预计竣工前3个月,将不再支付材料预付款。

  (二)借款的控制

  公路工程项目实施过程中,由于进度的变化以及承包商自身资金周转困难等原因,通常会发生一些借款。借款是业主为确保工程项目顺利实施而为承包商提供的一种临时性资金保证,提供这一资金保证的起因有可能是承包商,也有可能缘于业主。工程借款涉及到多方面利益,如何控制好借款的规模和扣回时间,是值得我们关注的问题。一般在工程招标文件中业主都有规定要求承包商提供一定数额的信贷证明,其作用就是承包商在本工程资金周转出现困难的情况下,通过信贷证明自行从金融机构解决。但在实际工作中,承包商大都不愿意从金融机构融资,主要是时间和成本问题,于是从业主借款成了承包商最理想途径。其实业主也可根据自身资金保证供给情况为承包商提供一定数额的借款,虽然这会增加业主资金的成本和财务风险,但相对于工程的整体效益而言还是可行的,不过这种借款必须从以下几方面进行严格控制。

  1 惜款的必要性控制。因为在施工过程中,除了承包商带来的流动资金外,还有业主支付的开工预付款、材料预付款和中期支付工程进度款,这些款项基本上可以维持工程周转,有的承包商由于自身实力不足和信誉不强,一旦工程到手,就千方百计强行借支业主款项,有时实际完成的工作量还达不到业主支付上述款项的总和,对于此种情况必须严正拒绝。一旦发现,要进一步审查其履约的可信性,发现不符台资审条件的,尽快解除合同。

  2 借款金额的控制。对的确由非自身原因造成资金周转困难的承包商,业主可以给予必要的资金支持,但这种资金支持只能是短期的,小额的,并且借款的金额必须控制在剩余工作量内,即合同总金额减去所有应扣未扣项目、已支付金额、完成未完工程还需投入金额后的余额应为大于零。

  3 借款资金使用费的控制。业主的资金不管其来源渠道如何,其资金的使用都是有成本的,业主与承包商都注重效益,承包商不应该把资金使用的成本转嫁到业主,同时为了促使承包商尽快偿还借款,应该收取资金使用费,但收取资金使用费不能违背国家的金融规定,更不能将收取的资金使用费形成单位的小金库或变相为单位牟取福利。如果借款缘于业主工期的提前或变更,则借款是业主对承包商的无息资金支持。实际支付工作中,一定要分清借款的原因,在此前提下,根据实际情况确定借款的数额和资金使用费标准。

  五、量终支付的控制

  最终支付是业主认为根据合同规定的最后应付的款项以及在对业主以前所付的全部款项和业主根据台同规定应得的全部款项予以确认后,视具体情况列出业主欠承包人或承包人欠业主的差额。在进行最终支付时,最重要的一点就是如何确定最终造价。最终造价顾名思义就是工程的最后结算价,如果是单纯的工程量清单时,最后造价还比较好确定,双方只需按照投标文件规定单价和数量就可确认,但实际过程中,工程数量会经常变动,还有大量的工程变更以及其他一些不确定因素,给双方对工程造价的确认带来一定困难。为了合理真实反映工程造价,依据财政部颁发的《会计师事务所从事基本建设工程预算结算决算审核暂行办法》的规定,我们可以委托社会中介机构对工程进行工程造价审计,出具工程结算审计报告,最终付款以审计报告的结算金额为最终造价进行支付。

  以上是笔者在实际工作中的一些做法与体会,不一定适合所有公路工程项目单位,各公路工程项目单位可根据自身机构设置、职能划分以及项目特点,制定具体、行之有效的工程支付结算控制方法,提高财务管理能力,确保工程款支付不重、不渝、不误、不错、及时、准确和有条不紊。



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